KIM-Mail – sicherer Kommunikationsweg für medizinische Daten

Tagtäglich sind wir in engem Kontakt mit unseren einsendenden Kolleginnen und Kollegen. Diese Kommunikation findet vorrangig telefonisch statt, aber auch schriftliche Anfragen per E-Mail nehmen kontinuierlich zu.

Da sich E-Mails jedoch nicht für die Kommunikation sensibler Patientendaten eignen und wir darüber hinaus daran interessiert sind, analoge Befundübermittlungsverfahren, allen voran das Fax, abzulösen, haben wir neben unserem Befundportal am MLL zusätzlich die Nutzung von KIM-Mail etabliert.

Definition & Nutzen von KIM-Mail mit dem MLL

Dank KIM-Mail, einer Anwendung für die Kommunikation im Medizinwesen der Gematik, können Nachrichten und Dokumente schnell, zuverlässig und vor allem sicher per E-Mail verschickt werden. Dies erfolgt verschlüsselt über die Telematikinfrastruktur (TI). Der Zugriff auf die darüber versendeten E-Mails erfolgt in den meisten Fällen über das jeweilige Primärsystem (Krankenhausinformationssystem bzw. Praxisverwaltungssystem).

Ausschließlich registrierte, authentifizierte Nutzende des Gesundheitswesens (z. B. Praxen, MVZs oder Krankenhäuser) können KIM-Mail verwenden. Alle Arztpraxen sind seit dem 1. Oktober 2021 sogar dazu verpflichtet, eine KIM-E-Mail-Adresse vorzuhalten.

Die registrierten Nutzergruppen sind in einem zentralen Adressbuch gelistet und dort über eine Suchfunktion auffindbar. Der E-Mail-Versand über KIM-Mail kann nur an andere KIM-Nutzende bzw. andere KIM-E-Mail-Adressen erfolgen. Dadurch wird verhindert, dass durch Tippfehler beispielsweise falsche Empfänger adressiert oder medizinische Daten versehentlich an nicht-authentifizierte Empfänger gesendet werden.

Für uns als medizinisches Labor ergeben sich daraus zwei große Vorteile für die Kommunikation mit unseren Einsenderinnen und Einsendern:

1. Wir können Befunde sicher als PDF versenden und unsere Einsenderinnen und Einsender haben die Möglichkeit, uns Daten, wie beispielsweise Vorbefunde oder Blutbilder, zur Verfügung zu stellen.

2. Die verschlüsselte Kommunikation von sensiblen Informationen, wie zum Beispiel fallbezogenen Rückfragen inklusive der Nennung vollständiger Patientendaten, wird ermöglicht.

Ablauf der Einrichtung

Wir sehen das Angebot und die Nutzung des KIM-Mail-Systems als einen wichtigen und sinnvollen Schritt für die tägliche Zusammenarbeit mit unseren einsendenden Kolleginnen und Kollegen. Uns ist es ein Anliegen, dass ein unkomplizierter und schneller Austausch wichtiger Informationen stattfinden kann und die sichere Übermittlung von Patientendaten gewährleistet ist.

Zur Einrichtung der Kommunikation mittels KIM-Mail zwischen Ihnen und dem MLL benötigen wir lediglich Ihre KIM-E-Mail-Adresse. Falls Sie diese nicht kennen, kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Administrator und teilen Sie sie uns anschließend mit.

Zusätzlich können Sie definieren, ob KIM-Mail von uns nur für die Befundübermittlung genutzt werden soll, oder ob wir Sie auch für weitere Kommunikation, wie beispielsweise bei Rückfragen zu Aufträgen, auf diesem Weg kontaktieren dürfen.

Auch wenn Sie KIM-Mail für die Befundübermittlung verwenden, wird Ihr aktueller Befundübermittlungsweg zunächst nicht abgeschaltet. Dies erfolgt erst auf Ihren Wunsch hin und auch nur, wenn sichergestellt ist, dass jeder zuständige Mitarbeitende bei Ihnen Zugriff auf das KIM-Postfach hat.

Quellen: gematik Fachportal, Bundesärztekammer

Kontakt

Sie sind Einsenderin oder Einsender und haben Interesse daran, mit uns via KIM zu kommunizieren, oder haben diesbezüglich noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail unter befundportal@mll.com oder telefonisch unter +49 (0) 89 99017-551.

»Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel oder seinen Inhalten haben, kontaktieren Sie uns gern!«

Julia Hennig

Abteilungsleitung Customer Support
Einsenderkommunikation

T: +49 (0)89 99017-504